Een Excel-sheet exporteren naar een toegankelijke PDF
Het is mogelijk om een Excel-sheet te exporteren naar een PDF. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn om gegevens te delen in een toegankelijk formaat. Het is echter niet mogelijk om een Excel-sheet direct naar een volledig toegankelijke PDF te exporteren. Toegankelijkheid is een cruciaal aspect, vooral voor mensen die een schermlezer gebruiken om het document te lezen. In deze webblog wordt uitgelegd hoe je vanuit Excel een PDF al zo toegankelijk mogelijk kunt opleveren, zodat het flink veel tijd in Adobe Acrobat kan schelen.
Voorbereidingen in Excel
Voordat je je Excel-sheet exporteert, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de sheet zo geoptimaliseerd mogelijk is. Hier zijn enkele tips voor de structuur en opmaak van je gegevens:
- Gebruik duidelijke koppen: Zorg ervoor dat je gebruikmaakt van koppen voor secties in je document. Dit maakt het eenvoudiger voor gebruikers om door het bestand te navigeren en de gegevens te begrijpen.
- Vermijd complexe tabellen: Elke tabelrij in een tabel moet evenveel kolommen hebben. Als het kolomaantal verschilt, zal de schermlezer niet begrijpen hoe de tabel is opgebouwd. Zet desnoods ‘-’, ‘n.v.t.’ of ‘Geen data’ in een kolom die anders leeg zou blijven.
- Voeg alternatieve teksten toe: Als je afbeeldingen of grafieken in je Excel-sheet gebruikt, zorg er dan voor dat je alternatieve teksten toevoegt aan deze elementen. Dit helpt gebruikers die schermlezers gebruiken om te begrijpen wat er op de afbeeldingen te zien is.
Exporteren naar PDF
Zodra je Excel-sheet geoptimaliseerd is, kun je het bestand exporteren naar een PDF. Dit doe je door de volgende stappen te volgen:
- Opslaan als PDF: Ga naar ‘Bestand’ in de menubalk en selecteer ‘Opslaan als’. Kies daarna ‘Adobe PDF’ als bestandstype.
- Opties instellen: In het venster dat verschijnt, zie je rechtsonder een knop genaamd ‘Opties’. Klik hierop om toegang te krijgen tot verschillende instellingen.
- Vink de juiste opties aan: Zorg ervoor dat je de volgende opties aanvinkt:
- Toegankelijkheid en opnieuw plaatsen inschakelen bij gecodeerde Adobe PDF-bestanden. Dit zorgt ervoor dat je PDF toegankelijkheids-tags ontvangt, wat een flinke tijdsbesparing oplevert.
- Bladwijzers maken. Hiermee worden belangrijke secties in je document automatisch gemarkeerd, wat het navigeren vergemakkelijkt.
Handmatige controle na exporteren
Hoewel het exporteren van je Excel-sheet naar een toegankelijke PDF met de bovenstaande stappen veel tijd kan besparen, is het belangrijk om te benadrukken dat een handmatige controle nog altijd nodig is. Na het exporteren moet je de PDF openen in Adobe Acrobat en controleren of de tags correct zijn en of de leesvolgorde goed ingesteld is.
Aanbeveling voor Windows-gebruikers
Tot slot is het belangrijk dat het gebruik van een Windows-machine de voorkeur heeft voor het exporteren van Excel-sheets naar een PDF. Windows biedt doorgaans betere ondersteuning voor toegankelijkheidstags dan andere besturingssystemen. Dit kan tijdens de handmatige controle in Adobe Acrobat aanzienlijk veel tijd besparen.
Conclusie
Het exporteren van een Excel-sheet naar een toegankelijke PDF vereist wat aandacht, maar met de juiste voorbereiding kan het een eenvoudig proces zijn. Door de toegankelijkheidsopties te benutten en zorgvuldig te controleren na de export, zorg je ervoor dat je documenten bruikbaar zijn voor alle gebruikers.
Meer weblogberichten
Reactie toevoegen
U kunt hier een reactie plaatsen. Ongepaste reacties worden niet geplaatst. Uw reactie mag maximaal 2000 karakters tellen.
Reacties
Er zijn nu geen reacties gepubliceerd.