Exporteren naar toegankelijke PDF’s met AxesWord
In de moderne wereld, waarin digitale documenten essentieel zijn voor communicatie, administratie en publicatie, is Microsoft Word één van de meest gebruikte tools voor het opstellen van documenten. Het biedt tal van functies die het creëren van professionele en gepolijste documenten mogelijk maken. Echter, wanneer het aankomt op het exporteren van deze documenten naar toegankelijke PDF’s, schiet Word tekort. De standaardoptie ‘Opslaan als PDF’ die Word biedt, is niet voldoende om een volledig toegankelijke PDF te genereren. Er zal nog steeds een handmatige controle nodig zijn om te voldoen aan de toegankelijkheidseisen.
De noodzaak van toegankelijke PDF’s
Toegankelijke PDF’s zijn cruciaal voor het waarborgen van inclusiviteit. Ze zorgen ervoor dat informatie beschikbaar is voor iedereen, inclusief mensen met een handicap die mogelijk gebruikmaken van ondersteunende technologieën zoals schermlezers. De richtlijnen zoals PDF/UA (Universal Accessibility) en WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) zijn opgesteld om te zorgen dat PDF-documenten toegankelijk zijn voor deze gebruikers. Het niet naleven van deze normen kan leiden tot belangrijke informatie die ontoegankelijk is voor een deel van de bevolking, wat juridische en ethische gevolgen kan hebben.
Waarom AxesWord?
Gelukkig bestaat er software die het proces van het exporteren van Word-documenten naar toegankelijke PDF’s aanzienlijk vereenvoudigt. In dit webblog hebben we het over AxesWord. AxesWord is ontwikkeld door dezelfde organisatie als PAC (PDF Accessibility Checker), een tool die veel wordt gebruikt om te controleren of PDF’s voldoen aan de PDF/UA- en WCAG-richtlijnen.
Installatie en integratie van AxesWord
Let op: AxesWord kan uitsluitend worden geïnstalleerd op computers met een Windows-besturingssysteem. Dit is een belangrijk punt om te overwegen voordat je besluit om deze software aan te schaffen.
Eenmaal geïnstalleerd, verschijnt AxesWord niet als een zelfstandige applicatie op je computer. In plaats daarvan fungeert het als een add-on voor Microsoft Word. Wanneer je een document in Word opent en bewerkt, zul je een nieuwe optie zien in de werkbalk bovenaan je scherm, naast standaardopties zoals ‘Start’, ‘Invoegen’ en ‘Indeling’. Deze nieuwe optie heet ‘axesWord’.
Functionaliteiten van AxesWord
Bij het klikken op de ‘axesWord’-knop krijg je toegang tot verschillende functionaliteiten. Deze opties stellen je in staat om onder andere roltoewijzingen toe te voegen en documentinstellingen aan te passen om te zorgen dat je document voldoet aan de toegankelijkheidsnormen.
De belangrijkste functie van AxesWord is echter de optie ‘PDF exporteren’. Deze optie opent een venster waarin je het Word-document kunt opslaan als een PDF. Je kunt hier ook meteen belangrijke metadata instellen, zoals de documenttitel en de documenttaal. Dit zorgt ervoor dat de PDF, na exporteren, direct de juiste metadata bevat, wat de toegankelijkheid verder verbetert. Om het exporteren te voltooien, klik je op de knop ‘Aanmaken’ in het ‘PDF exporteren’-venster.
Voordelen van het gebruiken van AxesWord
Eén van de grootste voordelen van AxesWord is dat de geëxporteerde PDF’s doorgaans veel accurater zijn dan die gegenereerd met de standaard ‘Opslaan als PDF’-functie van Word. In Adobe Acrobat zul je bijvoorbeeld zien dat het ‘Toegankelijkheidstags’-paneel vrij is van onnodige enters in de structuurboom. Dit bespaart een hoop tijd, omdat je niet handmatig elke enter hoeft om te zetten naar een artefact. Bovendien herkent AxesWord automatisch kopcellen in tabellen en tagt het essentiële informatie in headers en footers.
Voorbereiding is belangrijk
Het is essentieel om te benadrukken dat de nauwkeurigheid van de geëxporteerde PDF sterk afhankelijk is van hoe het Word-document is voorbereid. Als je bijvoorbeeld koppen correct hebt ingesteld in Word, zal AxesWord deze als koppen herkennen en correct exporteren. Dit geldt ook voor lijsten, tabellen, inhoudsopgaven en andere structuren. Door je document goed voor te bereiden, optimaliseer je het exportproces en minimaliseer je de hoeveelheid handmatige correcties die later nodig zijn.
Handmatige controle blijft nodig
Hoewel AxesWord een handige tool is die veel tijd kan besparen, is het nog steeds noodzakelijk om na het exporteren een handmatige controle uit te voeren. Er kunnen nog steeds fouten optreden in het type tag of de leesvolgorde. Deze handmatige controle is cruciaal om ervoor te zorgen dat de uiteindelijke PDF volledig toegankelijk is en voldoet aan alle richtlijnen.
Kosten en beschikbaarheid
Let op: AxesWord is geen gratis software. Hoewel dit een aanzienlijke investering kan zijn, zijn de tijdsbesparingen en verbeterde nauwkeurigheid die AxesWord biedt vaak de moeite waard voor bedrijven en organisaties die regelmatig toegankelijke documenten moeten produceren. Voor degenen die AxesWord eerst willen uitproberen, is er een gratis demoversie beschikbaar. Deze demoversie is echter minder accuraat en voegt een AxesWord-watermerk toe aan je geëxporteerde documenten.
Conclusie
Voor iedereen die regelmatig Word-documenten moet exporteren naar toegankelijke PDF’s is AxesWord een waardevolle tool. Het biedt een efficiënte en betrouwbare manier om ervoor te zorgen dat je documenten voldoen aan de noodzakelijke toegankelijkheidsstandaarden, en bespaart tegelijkertijd kostbare tijd bij het handmatig controleren en aanpassen van PDF’s. Hoewel het niet gratis is, maken de voordelen en tijdsbesparingen die AxesWord biedt het een overweging waard voor organisaties en individuen die streven naar toegankelijkheid in hun digitale documenten.
Meer weblogberichten
Reactie toevoegen
U kunt hier een reactie plaatsen. Ongepaste reacties worden niet geplaatst. Uw reactie mag maximaal 2000 karakters tellen.
Reacties
Er zijn nu geen reacties gepubliceerd.