Een Word-document exporteren naar een toegankelijke PDF
Er zijn verschillende programma’s om documenten te maken die geëxporteerd kunnen worden naar een PDF. Eén van de meest gebruikte programma’s om bestanden te maken is Word. Helaas is het vanuit Word niet mogelijk om direct een volledig toegankelijke PDF te exporteren. Na het exporteren zal bijvoorbeeld altijd nog naar de tags moeten worden gekeken en waar mogelijk handmatige aanpassingen worden gedaan. In dit blogbericht leer je hoe je een Word-document zo toegankelijk mogelijk kunt exporteren naar een PDF. Dit kan je veel tijd besparen bij het toegankelijk maken van de PDF in Adobe Acrobat.
Voorbereidingen in Word
Voordat je begint met het exporteren van je document, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je Word-document al zo toegankelijk mogelijk is. Dit kun je doen door de juiste stijlen te gebruiken voor koppen, lijsten en andere structurele elementen. Dit helpt niet alleen bij de leesbaarheid van je document, maar zorgt er ook voor dat deze elementen correct worden overgenomen in de PDF.
Het document opslaan als PDF
Als je document klaar is, kun je het opslaan als een PDF. Volg de onderstaande stappen:
Stap 1: Bestand opslaan als Adobe PDF
- Klik op ‘Bestand’ in de menubalk.
- Selecteer ‘Opslaan als’.
- Kies ‘Adobe PDF’ als bestandsformaat.
Stap 2: Opties instellen
- In het venster dat verschijnt, klik je rechtsonder op de knop ‘Opties’.
- Zorg ervoor dat de volgende hokjes zijn aangevinkt:
- ‘Toegankelijkheid en opnieuw plaatsen inschakelen bij gecodeerde Adobe PDF-bestanden.’
- ‘Word-koppen naar bladwijzers converteren.’
Stap 3: Document opslaan
Nadat je de juiste opties hebt geselecteerd, kun je het document opslaan als een PDF. Door deze instellingen aan te vinken, zorgt Word ervoor dat er automatisch al een aantal tags worden aangemaakt die de structuur van je document aangeven. Dit bespaart je veel tijd bij het taggen van je PDF in Adobe Acrobat.
Belangrijke opmerking over besturingssysteem
Het is belangrijk om te vermelden dat het wordt aangeraden om een Windows-machine te gebruiken bij het exporteren van een Word-document naar een PDF. De toegankelijkheidstags die door Windows worden gegenereerd, zijn namelijk een stuk accurater dan die op andere besturingssystemen zoals macOS. Dit komt doordat de PDF-generatietools in Windows beter geïntegreerd zijn met Microsoft Office, wat resulteert in een beter gestructureerde en toegankelijkere PDF.
Controle in Adobe Acrobat
Hoewel bovengenoemde stappen ervoor zorgen dat je Word-document al een goede basis heeft voor toegankelijkheid, is het nog steeds essentieel om de PDF te na te lopen in Adobe Acrobat. Adobe Acrobat biedt uitgebreide tools voor het controleren en verbeteren van de toegankelijkheid van PDF-bestanden. Enkele dingen die je moet controleren zijn:
- Tags en leesvolgorde: Zorg ervoor dat alle elementen correct zijn getagd en dat de leesvolgorde logisch is.
- Alt-tekst voor afbeeldingen: Controleer of alle afbeeldingen voorzien zijn van alt-tekst.
- Navigatiehulpmiddelen: Controleer of de bladwijzers en hyperlinks correct werken.
Van Word naar een toegankelijk PDF bestand
Het direct exporteren van een volledig toegankelijke PDF vanuit Word is niet mogelijk, maar door de juiste voorbereidingen te treffen, kun je dit proces wel aanzienlijk vereenvoudigen. Door de toegankelijkheidsopties in Word te gebruiken en je PDF later te controleren en aan te passen in Adobe Acrobat, zorg je ervoor dat je documenten voor iedereen toegankelijk zijn. Het gebruik van een Windows-machine voor dit proces kan je helpen om nog nauwkeurigere resultaten te krijgen. Met deze aanpak bespaar je tijd en moeite, en draag je bij aan een inclusievere digitale omgeving.
Meer weblogberichten
Reactie toevoegen
U kunt hier een reactie plaatsen. Ongepaste reacties worden niet geplaatst. Uw reactie mag maximaal 2000 karakters tellen.
Reacties
Er zijn nu geen reacties gepubliceerd.