Een PowerPoint-presentatie omzetten naar een toegankelijke PDF
PowerPoint is een veelgebruikt programma om presentaties te maken. Vaak worden deze presentaties ook gedeeld als PDF-bestanden. Wanneer je een PowerPoint-presentatie omzet naar een PDF, moet je rekening houden met toegankelijkheidsrichtlijnen. Zo is het document bruikbaar voor iedereen, inclusief mensen met een beperking. In deze webblog wordt stap voor stap uitgelegd hoe je een PowerPoint-presentatie kunt omzetten naar een toegankelijke PDF.
Voorbereiding in PowerPoint
De eerste stap naar een toegankelijke PDF begint in PowerPoint zelf. Zorg ervoor dat je presentatie voldoet aan de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG). Dit zijn de internationale richtlijnen voor toegankelijkheid op het web. Veel van die principes kunnen ook toegepast worden op documenten. Hier zijn enkele zaken waar je op moet letten:
- Logische koppen: Gebruik duidelijke en logische koppen voor elke dia. Dit helpt niet alleen je publiek om de structuur van je presentatie te volgen, maar het maakt de PDF ook beter te navigeren voor mensen die gebruikmaken van een schermlezer.
- Kleurcontrast: Zorg ervoor dat alle teksten voldoende kleurcontrast hebben met de achtergrond. Het aanbevolen contrast is minstens 4,5:1 voor normale tekst en 3:1 voor grote teksten (groter dan 18px of vetgedrukt groter dan 14px).
- Alternatieve teksten (alt-teksten): Voeg alt-teksten toe aan alle afbeeldingen die informatie overdragen. Een alt-tekst beschrijft de inhoud of functie van de afbeelding en is essentieel voor mensen die de presentatie niet visueel kunnen waarnemen.
- Transcripties voor multimedia: Als je video- of audiobestanden in je presentatie hebt, zorg er dan voor dat deze transcripties bevatten. Dit maakt de inhoud toegankelijk voor mensen met gehoorbeperkingen.
- Decoratieve afbeeldingen: Decoratieve afbeeldingen dragen geen inhoudelijke informatie over en hoeven daarom niet door schermlezers te worden voorgelezen. Markeer deze afbeelding daarom als decoratief via het ‘Toegankelijkheid’ tabblad.
Het omzetten naar een toegankelijke PDF
Als de presentatie klaar is en voldoet aan de WCAG-richtlijnen, kan de presentatie omgezet worden naar een PDF. Dit gebeurt als volgt:
- Open het PowerPoint-bestand en ga naar het tabblad ‘Bestand’ linksboven in het scherm.
- Kies voor de optie ‘Opslaan als Adobe PDF’. Let op dat je niet kiest voor de standaard ‘Opslaan als’-optie, omdat deze niet dezelfde toegankelijkheidsopties biedt.
- Instellingen voor toegankelijkheid: In het venster dat verschijnt, kun je verschillende opties aanvinken om je PDF zo toegankelijk mogelijk te maken. Vink de volgende opties aan:
- Documentgegevens converteren
- Toegankelijkheid en opnieuw plaatsen inschakelen bij gecodeerde Adobe PDF-bestanden
- Bladwijzers maken
- Multimedia converteren
- Dialovergangen behouden
- Opslaan: Klik vervolgens op ‘Opslaan’ om de PDF te genereren. Deze instellingen zorgen ervoor dat de PDF al voor een groot deel toegankelijk is, wat later veel werk in Adobe Acrobat zal besparen.
Nabewerking in Adobe Acrobat
De export via de ‘Opslaan als Adobe PDF’-fucntie biedt al een goede basis, maar het is belangrijk om de PDF altijd nog een keer te na te lopen in Adobe Acrobat. Let hierbij op de volgende zaken:
- Metadata: Vul de metadata van je PDF in. Dit zijn onder andere de titel, auteur en onderwerp van het document, wat helpt bij het ordenen en terugvinden van het bestand.
- Leesvolgorde: Controleer of de leesvolgorde logisch is. Dit is cruciaal voor mensen die een schermlezer gebruiken.
- Tags: Zorg ervoor dat de PDF correct getagd is. Tags zorgen ervoor dat een schermlezer weet wat de functie is van elk element in het document. Net zoals in ieder andere PDF gebruik je bijvoorbeeld
<P>voor paragrafen,<H>voor koppen,<L>voor lijsten en<Figure>voor afbeeldingen. Zo is de documentstructuur duidelijk voor mensen die het document niet visueel kunnen zien. - Dia-structuur: Een extra tip voor presentaties is om elke dia te plaatsen in een containertag zoals
<Art>of<Sect>. Dit helpt gebruikers van schermlezers om de overgang tussen dia’s te herkennen en de presentatie beter volgbaar te maken.
Conclusie
Door in PowerPoint zelf je presentatie al zo toegankelijk mogelijk te maken en de juiste instellingen te kiezen bij het opslaan als PDF, leg je een sterke basis. In Adobe Acrobat zorg je ervoor dat de PDF niet alleen voldoet aan de WCAG-richtlijnen, maar ook bruikbaar is voor mensen met een beperking. Op deze manier zorg je ervoor dat je presentatie door een zo breed mogelijk publiek kan worden gelezen.
Meer weblogberichten
Reactie toevoegen
U kunt hier een reactie plaatsen. Ongepaste reacties worden niet geplaatst. Uw reactie mag maximaal 2000 karakters tellen.
Reacties
Er zijn nu geen reacties gepubliceerd.