De leesvolgorde aanpassen in Word
Microsoft Word is één van de meest gebruikte programma’s voor het creëren van documenten die uiteindelijk als PDF gedeeld worden. Microsoft Word biedt tal van mogelijkheden om documenten in te richten, van tekst en afbeeldingen tot tabellen en grafieken. Veel van deze elementen worden automatisch in een logische leesvolgorde gezet wanneer je een Word-document exporteert naar PDF. Toch worden niet alle elementen automatisch juist geordend. Dit kan problemen opleveren voor de toegankelijkheid van de PDF. Zo lezen schermlezers de PDF bijvoorbeeld in de verkeerde volgorde voor, waardoor gebruikers de inhoud slecht kunnen begrijpen. In deze webblog lees je hoe je de leesvolgorde in Microsoft Word kunt optimaliseren.
Wat is de leesvolgorde in een PDF?
Wanneer je een Word-document op de juiste manier naar een PDF exporteert, wordt de inhoud van het document omgezet in toegankelijkheidstags waardoor schermlezers de PDF kunnen voorlezen. De volgorde van deze toegankelijkheidstags bepaalt hoe de inhoud van de PDF wordt gepresenteerd.
De rol van objectankers
Meestal wordt de leesvolgorde op een pagina van boven naar beneden geëxporteerd. Dit klinkt eenvoudig, maar het kan voor problemen zorgen als afbeeldingen of tekstvelden een afwijkende plaats in het document hebben. Als afbeeldingen bijvoorbeeld een andere tekstterugloop hebben (zoals “voor tekst” of “achter tekst”) kan de leesvolgorde verwarrend worden. Daarom is het essentieel om bij het opstellen van je document in Word goed na te denken over hoe de leesvolgorde uiteindelijk in de PDF zal uitpakken.
Als afbeeldingen niet in de tekstlijn staan (maar vrij in het document zijn geplaatst) wordt de leesvolgorde bepaald door het zogenaamde objectanker. Je kunt dit anker in Microsoft Word zien als je op de afbeelding klikt. Je ziet het anker dan in de linkermarge van het document staan. Het objectanker bepaalt de plaats waar de afbeelding in de PDF-tagstructuur zal verschijnen. Het is dus belangrijk om te zorgen dat het objectanker zich op de juiste plek bevindt voor een logische volgorde van inhoud.
Het objectanker verslepen
Het is gelukkig eenvoudig om het objectanker te verplaatsen en zo de leesvolgorde te veranderen. Door met de muis op het objectanker te klikken en het naar de gewenste plaats in de tekst te slepen, kun je het object op de juiste locatie in de leesvolgorde positioneren. Dit voorkomt dat je later veel tijd kwijt bent aan het bewerken van de PDF in een programma zoals Adobe Acrobat.
Let op kop- en voetteksten
Naast afbeeldingen en tekstvakken zijn er ook andere elementen in een Word-document waar je op moet letten voor de leesvolgorde. Bijvoorbeeld de kop- en voetteksten. Alle content die je in deze delen van het document plaatst, zal tijdens het exporteren als “artefact” worden aangeduid. Artefacten zijn elementen die visueel te zien zijn, maar niet in de tagstructuur voorkomen, zoals decoratieve afbeeldingen.
Dit betekent dat kop- en voetteksten niet worden meegenomen in de tagsstructuur van de PDF. Als je wilt dat belangrijke informatie (zoals titels of paginanummers) toch voorkomt in de leesvolgorde, zorg er dan voor dat deze content in de hoofdtekst van het document staat (en niet in de kop- of voettekst).
Meer weblogberichten
Reactie toevoegen
U kunt hier een reactie plaatsen. Ongepaste reacties worden niet geplaatst. Uw reactie mag maximaal 2000 karakters tellen.
Reacties
Er zijn nu geen reacties gepubliceerd.